1、信纸统一，且最好有公司LOGO、主要产品的图片类别等，网络下载的信纸不适合商务使用。
2、格式正确、统一，邮件主题合理，拼写无误，所有发给客户的邮件都应采用统一格式。
（1）邮件主题最好包含公司名字，如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可写成Export Plastic/quotation of item A。其好处在于可以方便客户及自己以后查找信息，方便又节省时间。
（2）邮件正文两端需对齐。对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得相对整洁。
（3）第一封邮件最好写Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER，是否是经理没关系，职位高的话客户会觉得重视他，对自己有利。
（4）落款有公司标识以及详细联系资料。
3、版面整洁。在OE里将撰写邮件的字体、字号（10-12号较好）都设置好，不要大小不统一，也不要花花绿绿的，特别不要全篇都是大写字母，会增加阅读难度，让人反感。除非是一些需特别提醒客户注意的地方，则可用大写，加粗，以及特殊颜色等突出显示。
4、拼写无误，在每封邮件发出之前，都应仔细检查是否全部拼写无误。
5、表述准确，不要让客户产生任何歧义，尽量避免有歧义的单词或短语，俚语等也要尽量避免。
6、向客户提供非常详细的资料，回答他的问题，并将他没有涉及到的问题提出来。这样会让客户觉得你很细心、可靠且非常专业。但需注意，详细并不是说一股脑的将所有东西都托盘而出，应该学会在适当的时候谈适当的事情。
7、有条理，能够让客户清楚地明白邮件内容，谈完一件事再谈另外一件，混在一起会让人头晕。很多时候，用1、2、3、4等标出来你要说的东西会非常有用，客户很清楚就知道你要说或者问什么。
8、方式多样，比如利用图示、照片说明等，往往很多事情用语言很难说清楚，但如果是一张图纸，或者一幅照片，就一目了然了。
9、及时，尽量做到当天邮件当天答复。在收到邮件后，应马上整理出自己不能解决的问题，及时提供给其他部门或者供应商，要求他们在特定时候给予详细答复。将此养成一个好习惯，早上收到邮件后，整理出哪些需要询问技术人员或者供应商解决，将问题给他们后，再回复能够回复的邮件。如果不能当天答复的，要给客户一个说明，为什么答复不了，并向其承诺一个明确的时间。
10、适时跟踪，一般客户都是同时询问很多供应商，所以要适时提醒他你把他放在心里，并让他知道你在等待他。比如公司有了什么技术改进或者新的产品开发，可发送给很多客户，或许就有机会。
11、学会维护好客户的关系，这是最难也是最重要的一点。最基本的就是坦诚相待，不要欺骗，适当的恭维也很有用。
来源：雨果网
